Системи управління записами встановлюють політику та стандарти для ведення різноманітних типів записів. Деякі, але не всі документи в організації стають записами. Управління записами можна розглядати як підмножину управління документами, яка також може сприяти зусиллям, спрямованим на: Відрізнення незаписного вмісту від записів.
Сфера управління, відповідальна за ефективний і систематичний контроль за створенням, отриманням, веденням, використанням і видаленням записів, включаючи процеси збору та збереження доказів та інформації про бізнес-діяльність у формі записів.
Управління записами, також відоме як облік та управління інформацією, це організаційна функція, присвячена управлінню інформацією в організації протягом її життєвого циклу, від моменту створення або отримання до її остаточного використання.
Основною перевагою DMS є зменшення фізичного простору, який використовується для зберігання документів, наприклад картотеки, спрощений робочий процес і співпраця, а також усунення ймовірності втрати або неправильно оформлених документів. Деякі з переваг RMS полягають у контролі кількості та якості записів, що забезпечує дотримання законів.
Записом вважається будь-що – документи, записки, презентації, звіти, книги, карти, електронні листи, фотографії або документальні матеріали, які документують минулий, теперішній і майбутній бізнес і операції.
Управління записами можна розділити на два основних типи: системи електронного обліку та системи паперового обліку. Керування паперовими документами вимагає від менеджерів записів вручну вводити та отримувати інформацію про фізичні документи. Які є два типи управління записами?