Пояснення: Готуючи порядок денний засідання, в розподіл місць для обговорення не включені. Порядок денний наради зазвичай складається зі списку тем для обговорення, часу початку наради та імені особи, відповідальної за ведення кожної теми.
Знайте Мета, продукт, люди та процес (порядок денний) перед нарадою та відкриттям наради шляхом надання цієї інформації учасникам наради. Складіть порядок денний, у якому чітко вказано, на які основні запитання ви прагнете відповісти в кожному розділі порядку денного.
Але сьогодні давайте поговоримо про 5 речей, яких не можна робити під час зустрічі.
- Не питайте ні в кого і в усіх. …
- Ніколи — я маю на увазі ніколи — не говоріть про проблеми співробітників у груповій обстановці. …
- Не будьте нерішучими. …
- Не запрошуйте на зустріч не тих людей. …
- Не будьте неорганізованими, але також не готуйтеся надто.
Порядок денний повинен включати мета зустрічі, список тем для обговорення з їх цілями, розподіл часу та призначені фасилітатори. Ця структура забезпечує чітку дорожню карту для зустрічі, гарантуючи, що всі важливі моменти охоплені. Повідомте порядок денний усім учасникам задовго до зустрічі.
Протокол засідання має бути об’єктивним і неупередженим. Уникайте включення особистих думок, суджень або коментарів учасників, оскільки це може спотворити запис і підірвати довіру до протоколу. Зосередьтеся на записі об’єктивних фактів, обговорень і рішень.